Доверить ли свою бухгалтерию аутсорсинговой компании?

Многие предприниматели боятся доверить ведение бухгалтерии аутсорсинговой компании.
Рассмотрим подробнее возможные опасности такого решения.

1. Чужие люди узнают мои транзакции, чем я занимаюсь, в каких объемах, как зарабатываю. Что если они украдут идею или информацию?

Всё идёт к тому, что бухгалтерские балансы станут публичными и тайны в том есть ли у компании основные средства, дебиторка и кредиторка, какова выручка за год, сколько уплачено налогов, скоро не будет. Уже сейчас эти сведения можно легко получить в сервисах по проверке контрагентов. Преимущественно в бухгалтерских компаниях, да и вообще в бухгалтерии, работают специфические, успешные в своей профессии, однако не слишком бизнес-креативные люди, довольно часто не юного возраста. Допустим, бухгалтер рассказала сыну, что кто-то зарабатывает вот таким образом. И что? Сын перехватит идею и у сына получится? Идей полно! Мало тех, кто имея классную идею, может наладить бизнес-процесс.

Чаще всего бизнес не возникает внезапно. Бизнесмен идёт к успеху с постоянными постепенными наработками, пробуя тот или иной метод, выбирая тот или иной путь. Даже если знать как он продает, зная конкретные продажи, поставщиков и покупателей, копирование идеи вряд ли сработает. Мало знать, что кто-то зарабатывает на экспорте или импорте, или недвижимости. Кроме идеи нужно ещё очень много другого. Возьмите, к примеру, ваших покупателей особенно оптовых, почему-то они не делают то же что и вы. А занимается своим делом, т.е. покупают у вас.

Кроме бухгалтерской компании, информацию о вашей деятельности видят конкретные люди в банках, в налоговой инспекции, в специальных службах, ваши контрагенты могут запросить у вас балансы и декларации. Кто из них бежит повторить вашу идею? Думаю из перечисленных таких не много, а может никто.

Если ваши конкуренты захотят каким-то образом заполучить информацию о вашей компании, например, купить её у бухгалтера, шансы, наверное, равны при обращении к бухгалтеру в вашу компанию или к бухгалтеру в аутсорсинговую компанию. Бухгалтер аутсорсинговой компании дорожит своей работой и клиентами не меньше, чем штатный бухгалтер.
Поэтому раздумывая о преимуществах и недостатках аутсорсинга, подумайте есть ли у вас действительно какие-то невероятные ноу-хау, которые может украсть бухгалтер, повторить ваш бизнес и стать вашим конкурентом. У большинства компаний нет никаких ноу-хау, есть только целенаправленный, упорный, последовательный труд. А это украсть невозможно.

2. Где будет находиться бухгалтерская база учёта 1С?

Абсолютно безопасно вы можете её хранить в трёх местах:

• у себя;
• в бухгалтерской компании;
• в облаке.

Некоторые бухгалтерские компании настаивают, чтобы базы были у них. Отдайте им базы, только в договоре на бухгалтерское обслуживание напишите, что Исполнитель должен каждый месяц высылать вам архив базы. Это снимет опасения. Собирайте у себя архивы и, если что-то пойдёт не так, вам нужно будет восстановить учет только за один месяц.

3. У кого хранятся бухгалтерские документы компании? Я теряю над ними контроль?

Если у вас есть опасения по поводу хранения вашей документации, внесите в договор обязанность Исполнителя возвращать документы вам до какого-то числа, следующего за отчетным кварталом месяца или сразу после сдачи годовой отчётности, или по какому-то другому, удобному вам принципу.
Оформляйте передачу документов актом приёма-передачи.

4. Кто отвечает за ошибки и налоги?

В договоре практически любой аутсорсинговой компании есть обязательства по ответственности. Защищенность компании при недобросовестной работе аутсорсинговой компании намного выше, чем при работе наемного бухгалтера. Ответственность наёмного бухгалтера регулирует трудовое законодательство и рассматривается в пределах его зарплаты, если это не уголовное дело. Бухгалтерская компания отвечает за полную сумму причинённого по её вине ущерба.

5. Как мы будем с вами общаться, где вас искать, как это вообще работает?

Психологически комфортнее, если знаешь что твой бухгалтер сидит рядом за стеной. Можно легко пригласить на обсуждение или зайти самому. Быстро и удобно, жаль дорого и довольно часто –проблемно. У удалённого бухгалтера аутсорсиноговой компании ответ на вопрос можно, к этому надо стремиться, получить по электронной почте. И это тоже удобно. Всегда можно вернуться к письму и, если требуется, указать на него для избежания «я же вам говорила». То есть в основном сотрудники компании общаются с бухгалтером по электронной почте. А документы обычно забирает и привозит курьер.

6. Как я могу понять делает ли бухгалтерия для меня вообще хоть что-то?

Нужны простые меры контроля. Просите иногда у бухгалтера прислать информацию из 1С по последним оплатам или отгрузкам, оборотную ведомость по зарплате, сведения о недостающих документах поставщиков. По реакции бухгалтера вы легко поймете работает бухгалтер или нет.
Без сомнения важно наладить личные контакты с сотрудниками аутсорсиноговой компании

Рассмотрев эти вопросы, у вас, возможно останется меньше опасений. Чтобы окончательно их развеять, попросите у бухгалтерской компании контакты руководителей обслуживаемых компаний и обсудите отрицательные «минусы».